La méthode GTD en direct, étape 3 : structurer…

Là, je trouve que ça devient compliqué, c’est pourquoi j’ai mis un looong moment à finir cet article (plus d’un mois depuis le dernier en date).

Parlons de la théorie de cette étape suivante (je rappelle les précédentes : collecter, clarifier) et ensuite, je vous dirai où j’en suis vraiment ;).

En fait, c’est à cette étape que j’ai le plus de problème pour visualiser à quoi doit ressembler mon système. David Allen (l’auteur de la méthode) explique qu’une fois la classification faite, on doit avoir huit catégories pour structurer les intrants. On va commencer par le facile (enfin, pour moi) :

– 1) la poubelle : Ah ouaaaaais (cri de bonheur)….j’ai rempli un plein sac de tri sélectif avec les documents dont je me suis dit que je les avais déjà sous format numérique, ou bien en double, ou bien ils n’étaient plus utiles ni à conserver, donc : benne. Un grand moment.

– 2) Document de référence : modes d’emploi, recettes de cuisine, tarif du pizzaïolo du quartier, horaires d’ouverture des médiathèques et leurs programmes d’animation, ce sont des documents à garder, et à pouvoir retrouver sans peine si besoin : il leur faut un classement accessible (pas au fin fond du garage : autant tout jeter immédiatement)

– 3) Un jour peut-être : ce qui a besoin d’incuber : projets lointains qui nécessitent de la réflexion, opérations couteuses à programmer, vieux rêves à réaliser un jour, corvée qui attend depuis des années et qui attendra mieux en étant concrétisée sur un papier qu’en me minant le subconscient…

Ensuite viennent les intrants concrétisables (c’est-à-dire qui appellent une action de ma part), concernant les projets dont je suis, au moins en partie, responsable. Là, c’est un peu plus compliqué à mes yeux.

Il faut déterminer quelle est l’action suivante (je rappelle que si on peut la réaliser en moins de deux minutes, on l’a déjà liquidée à l’étape précédente de Clarification : hop ! Terminée)

– 4) Pas trop dur : si l’action suivante peut-être déléguée, on délègue et on met la tâche en attente de quelqu’un d’autre (ex : j’ai besoin de l’avis de mon fils pour choisir le lieu des prochaines vacances familiales, j’attends de le voir pour lui en parler en créant un petit dossier où je regroupe tous les sujets pour lui : ce qui m’évitera le facepalm « purée ! je voulais te parler de trois sujets mais je ne me suis souvenue que de deux ! »

– 5) L’action suivante est la première étape d’un projet : donc créer un dossier projet.

– 6) Puis on planifie le projet, pour concrétiser sa réalisation, étape par étape, par des actions bien réelles, que je fais ou que je sous-traite. (honnêtement, je trouve que ça fait un peu double emploi avec le point 5). David Allen définit un projet par quelque chose qui ne se fait pas en une seule étape et qui doit se concrétiser en un an.  Par exemple étudier la possibilité d’installer une pompe à chaleur à la maison. Il faut déjà étudier le sujet, la faisabilité technique, financière, évaluer si ça vaut le coup, etc, puis décider, faire faire des devis, etc. J’ai du mal à faire intellectuellement la distinction entre identifier un projet et planifier le dit projet. Pour moi, cela fait partie du même processus ou alors, je n’ai pas compris quelque chose…

– 7) l’action suivante peut être différée, non parce qu’il s’agit d’un projet mais parce que je ne peux pas la faire maintenant. Je dois prévoir une plage de travail suffisante, arbitrer avec mes autres tâches : je la diffère volontairement, ce qui fait que j’en garde la trace – et je la sors de mes pensées- et je sais que je ne la perdrai pas, et au pire je la replanifierai lors de ma revue hebdomadaire.

-8) Enfin l’action doit être différée : c’est un rendez-vous, quelque chose qui doit se faire un certain jour, voire une certaine heure, et alors le rappel a toute sa place dans un agenda.

Au terme de cette étape de structuration, je me retrouve avec :

– un agenda 2019 où je vais déjà placer mes rendez-vous (oui, j’en ai déjà : les salons immanquables de 2019, quelques concerts, etc.)

– mon agenda 2018 que je ne vais plus utiliser pour noter n’importe quoi mais seulement les RV

– trois trieurs : un de 31 positions pour planifier les actions du mois en cours jour par jour, un autre pour celles du mois prochain, et un dernier de 12 positions pour les actions des mois suivants.

– un lutin « un jour peut-être », où j’ai rassemblé tous les projets pas encore commencés

– trois corbeilles : une pour les intrants, une pour « en attente » (typiquement des sujets sur lesquels je ne suis pas « moteur » pour le moment, j’attends une réponse ou une action d’autrui), une pour rassembler ce qu’il faudrait que je lise quand j’ai un petit moment (pas une multilogie, hein)

– Des carnets par sujets : un pour toutes mes notes sur les Aventuriales que j’emmène à chaque RV ou réunion, un pour mon suivi de sport, etc.

– un classeur spécial pour les projets d’écriture particulier (sachant que lorsque je me lance franchement dans un projet, j’ouvre carrément un carnet pour lui)

– un autre pour le suivi administratif de la location d’appartement dont nous sommes propriétaires.

– un classeur souple pour le suivi des sujets généraux : résultats scolaires de mon fils, son assiduité à l’auto-école, la fréquence de mes billets de blog (hum), autrement dit, les choses dont je suis responsable et que je ne dois pas perdre de vue.

Et ça donne ça : 🙂

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Il me reste à faire vivre le système ! *

Au quotidien, je consulte mon trieur pour en extraire et traiter ce que j’y ai placé, je prends ce qui est dans la corbeille intrants pour le traiter comme expliqué à l’étape 2 et le ranger dans la bonne catégorie (ou le traiter tout de suite s’il n’y en a que pour moins de deux minutes à liquider la tâche), et hop. Je suis à jour et je peux utiliser mon temps de la meilleure manière possible pour m’occuper de tout le reste : les projets, les taches à faire dès que possible, en faisant passer de « un jour peut-être » à « projet lancé à faire avancer ».

Mais alors, comment ne pas procrastiner pour toutes ces choses qui ne sont finalement pas si urgentes, car on les a régulièrement différées ? Ce sera l’objet du billet suivant… la réflexion !

 

  • pas évident. (je vais faire un billet spécial « plantage de GTD » ou « scènes coupées » voire « bêtisier » un de ces jours… )

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